Kako održati Scrum sastanak s timom?

Kod Scruma, kao predstavnika Agile-metodologije, naglašen je dobro kontrolirani razvojni proces. Stoga, značajnu ulogu imaju Scrum sastanci koje nadgleda Scrum master. Glavni zadatak sastanka (ili „scruma“) je usklađivanje rada projektnog tima.

Uloga Scrum mastera

Ulogu Scrum mastera najbolje bi opisala engleska definicija „servant leader“ – „sluga vođa“.

Njegova zadaća je da pomogne timu da poboljša učinkovitost, i to putem:

  • rješavanja problema – o njima se raspravlja tijekom Scrum sastanaka
  • obuke – Scrum master ima važnu ulogu u tome da nove članove tima prilagodi na projekt i na druge sudionike
  • motivacije – tako da nakon sastanka, kojeg nadzire dobar Scrum master, čitav tim ima osjećaj pripadnosti nečemu vrijednom, svatko zna svoje mjesto u timu i to sve jako pozitivno utječe na motivaciju
  • postavljanja pitanja: „Kako odraditi bolje ono što već radimo dobro?“, „Koji procesi ne povećavaju vrijednost proizvoda?“, itd.

Kakav mora biti Scrum master?

Neki projektni timovi eksperimentiraju i uvode model mjesečne rotacije Scrum mastera gdje svaki sudionik može postati master. Ako pogledate popis vještina i situacija s kojima se Scrum master mora suočiti svaki dan, postaje jasno da je taj format izbora neefikasan.

Idealni Scrum master mora ovladati umijećem toga kako:

  1. potaknuti diskusiju – scrumovi, retrospektive, planiranje sprintova bit će beskorisni bez otvorene rasprave od strane cijelog projektnog tima. Zadatak Scrum mastera je potaknuti takvu interakciju koristeći cijeli skup alata za suradnju i komunikaciju (korporativni wiki, sustavi za razmjenu dokumenata itd.).
  2. ukloniti prepreke ka uspješnom završetku projekta – stvoriti i poboljšati komunikacijske alate (primjerice, oformiti timsku knjižnicu), obavljati rutinski rad za napredak tima (ažurirati raspored procesa itd.), rješavati probleme sudionika nakon rasprava na sastancima.
  3. nastupati kao „advokat“ Scruma – on zna i razumije Scrum, podučava tim Scrumu, pomažući da se iz metodologije izvuče maksimum.
  4. predstaviti zajedničku viziju projekta – ta se kvaliteta kombinira s ulogom motivatora, a posebno je važna za projekte s velikim brojem sprintova u kojima su uključeni različiti sudionici jednog projektnog tima.
  5. rješavati sukobe – kroz diskusiju rađa se istina, a kroz svađu ljutnja i agresija. Scrum master sve znakovi toksičnog okruženja mora sasjeći u korijenu i pomoći da se uspostavi konstruktivna kritika.

Što je Scrum sastanak?

Scrum sastanak je važan alat Scrum metodologije. Sastanci se organiziraju svaki dan (uglavnom ujutro), moderira ih Scrum master, a u toj ulozi on djeluje kao voditelj projekta ili voditelj tima.

Tijekom sastanka članovi tima koji su uključeni u trenutačni sprint usmeno ili pišući na ploči odgovaraju na tri pitanja:

  1. što sam jučer radio za završetak sprinta?
  2. što ću raditi danas?
  3. s kojim sam se problemima susreo?

Pored sinkroniziranja rada tima, Scrum pomaže u:

  • razvijanju zajedničke vizije projekta – da svi razumiju u kojem smjeru projekt ide, pa će broj neugodnih iznenađenja koji otežavaju rad biti smanjen na nulu;
  • postavljanju realnih zadataka i stvaranju odgovornosti da se oni ispune;
  • ujedinjavanju tima – zaposlenici uče slušati i razumjeti druge, te jasno izražavati svoje misli;
  • razvijanju najboljeg rješenja problema.

Razlike između Scrum sastanka i meet up-a

Meetup, kao i meeting u prijevodu s engleskog znači „sastanak“, ali imaju drugačije značenje.

Dakle, sudionici meet up-a su uglavnom nepovezani ljudi koji su ujedinjeni temom susreta. Na Scrum meetingu, sudionici su poznati od samog početka i poznaju se međusobno.

Ostale razlike između Scrum sastanka iz meet up-a, pogledajte u tablici niže.

Scrum sastanak Meet up
Sudionici Scrum master, članovi projektnog tima uključeni u trenutni sprint, vlasnik proizvoda. Ostali mogu prisustvovati sastanku samo kao slušatelji Organizatori, zainteresirani ljudi koji ne rade u jednoj tvrtki na određenom projektu. Sudjelovanje partnera i sponzora je po izboru
Vrijeme oko 15 minuta 1-2 sata
Mjesto Sala za konferencije, ured – mjesto koje je što bliže moguće mjestu izvođenja sprinta Bilo gdje, gdje se sudionici mogu kretati i komunicirati sa svima
Organizator Scrum master Svatko tko koristi platforme meetup.com, meetup.by i druge
Format Stroga struktura s „tri pitanja“ Fleksibilna struktura: prezentacije, „slobodni mikrofon“, networking susreti, itd.
Broj sudionika Optimalno – do 6 Bez ograničenja

 

„Slobodni mikrofon“ je format događaja na kojem sudionici slobodno i otvoreno dijele svoje ideje, misli i koncepte s drugima. Govor je obično ograničen pravilnikom.

6 najčešćih Scrum-pogrešaka

  1. Scrum sastanak se snima – nitko neće detaljno čitati izvještaj sastanka osim Scrum mastera koji bi mogao propustiti neke problematične točke. To je gubitak vremena. Osim toga, tim će biti demotiviran radi osjećaja nelagode jer je što je rečeno bilo snimljeno.
  2. Scrum sastanak je samo za Scrum mastera – budući da Scrum master nadgleda sastanak, sudionici često čine sljedeće pogreške: samo Scrum mastera gledaju u oči, čekaju njegovo odobravanje, dok ostali članovi tima bave svojim poslom. To je znak neproduktivnog okruženja, a zadatak Scrum mastera u ovom slučaju je uspostavljanje veze između govornika-sudionika i drugih sudionika.
  3. Scrum sastanak služi planiranju – novi zadatak može se pojaviti baš i za vrijeme sastanka. Tada je lako pasti u iskušenje da se odmah raspodijele zadaci i naširoko raspravi o tome, pa Scrum master često mijenja format sastanka.Rješenje je jednostavno – nakon Scrum sastanka održati 15-minutni susret za rješavanje novih problema.
  1. Scrum sastanak za tehničku raspravu – jedan od članova tima može znati više o tehničkoj strani projekta nego ostali. Naglasak na raspravi oko takvih detalja stavlja sudionike na nejednak položaj i ometa da Scrum sastanak ostvari svoje ciljeve.
  2. Scrum sastanak održava se daleko od mjesta rada – idealno bi bilo da se Scrum sastanak organizira u blizini Scrum-ploče (s priloženim Ganttovim dijagramom), pa će se tim lakše orijentirati na napredak zadataka.
  3. Scrum sastanak sastoji se od 2 pitanja – „Što sam radio jučer?“ i „Što ću raditi danas ?“. Vrlo malo ljudi želi razgovarati o problemima i rizicima, ponajmanje pred očima sviju, a ne tijekom individualnog razgovora. No, bez rasprave o preprekama koje su se ispriječile završetku sprinta, sastanak će biti neučinkovit.

Kako se provodi Scrum sastanak?

Svakodnevno tijekom sprinta održavaju se dnevni sastanci – Scrum sastanci ili kako ih se još često naziva – daily scrum. Sastanci se obično odvijaju na istom mjestu, u isto vrijeme i ne traju duže od 15 minuta. S takvim ograničenjima, sporedne i nevažne teme su zanemarene, a rasprava se odvija uredno.

Tijekom daily scruma svaki član tima koji radi na sprintu odgovara na tri pitanja:

  • Što sam radio jučer?
  • Što ću raditi danas?
  • S kojim preprekama sam se susreo?

Usredotočujući se na to što je svaki sudionik ostvario jučer i namjerava postići danas, tim će razumjeti koliko je posla obavljeno i koliko je preostalo za dovršetak sprinta. Ako programer kaže „Danas ću završiti modul baze podataka“, sudionicima će biti jasno sutradan je li on to završio ili ne. Problemi odmah prelaze u područje odgovornosti Scrum mastera. On ih može riješiti tijekom daily scruma (ako je problem mali) ili ih zapisati u svoj plan rada.

Tipični problemi uključuju:

  • moj alat se pokvario (na primjer, PC)
  • još uvijek nisam dobio softver koji mi je potreban za rad
  • jedan od odjela zatražio je od mene da radim na rješenju nekog drugog zadatka („na dan ili dva“)
  • potrebna mi je pomoć programa za uklanjanje pogrešaka itd.

Kako Scrum sastanak učiniti produktivnim?

  1. ograničite broj sudionika daily scruma na 6 osoba – ako postoji više članova projektnog tima, možete ih podijeliti na grupe, od kojih će svaka imati Scrum mastera. Grupe obično dijele po zadacima (npr., testeri i programeri). Nakon toga, Scrum masteri međusobno razgovaraju o problemima uz sudjelovanje zainteresiranih strana.
  2. rješavajte hitne probleme – neke smetnje su kritične i moraju se odmah riješiti. Nemojte dozvoliti da formalna granica od 15 minuta „rasturi“ sav posao. Postoji mogućnost da se sastanak otegne, ali to Scrum master mora riješiti.
  3. propišite pravila daily scruma – moraju biti jasna, razumljiva svim članovima tima i dostupna u svakom trenutku (na primjer, ispisana na demonstracijskoj ploči na mjestu održavanja sastanka).
  4. prekidajte osobne razgovore – rasprave o jučerašnjoj nogometnoj utakmici, problemima s parkingom ili cijenama u supermarketu oduzimaju dragocjeno vrijeme unutar 15-minutnog bloka i raspršuju pozornost sudionika. Zadaća Scrum mastera je da na vrijeme shvati kada se „zastranilo s teme“ i da zaokrene Scrum sastanak u pravom smjeru.
  5. razvijte efikasan format – na primjer, ako se sastanci odugovlače, predložite da se održavaju na nogama. U slučaju da sudionici ne pokazuju inicijativu, ubacite element igre u daily scrum – predložite članu tima koji je odgovorio na 3 pitanja da baci loptu slučajnom sudioniku da odluči na kome je „red“.
  6. po potrebi postavljajte dodatna pitanja – u slučaju da u odgovorima članova tima nema spomena o problemima, korisno je postaviti pitanje: „Koliko si siguran u to da ćeš danas obaviti ovaj zadatak?“. Ovaj pristup će prisiliti sudionike da preispitaju status zadataka, promijene ciljeve i identificiraju moguće prepreke.
  7. započinjite i završavajte sastanke na vrijeme – čak i ako se polovica sudionika ne pojavi, to nije razlog da se odgodi početak daily scruma. Tako projektni tim učite disciplini i pokazujete da se sastanci ne održavaju reda rad. Iz istog razloga, Scrum master ne smije kasniti.
  8. zahvalite se sudionicima na kraju Scrum sastanka – dobro raspoloženje na početku radnog dana je zajamčeno, kao i učinkovitost izvršavanja zadataka. Najvažnije je da se ovo pravilo ne pretvori u puku formalnost.

Element igre – korištenje mehanike igara (stjecanje iskustva, borba protiv čudovišta, kretanje po igraćem polju, itd.) u procesima koji nisu igra: radu, učenju, osobnom životu.

Zaključci:

  • Scrum Master neophodan je za koordinaciju tima.

Poanta nije u poštivanju zakona Scruma, već u tome da je nužno da postoji advokat projekta tijekom Scrum sastanaka. Poštivanje jedne arhitekture proizvoda u svim zadacima, timski duh i zdravo kolektivno ozračje, stabilni tempo razvoja – to sve ovisi o Scrum masteru.

  • Scrum sastanci su moćan alat za praćenje statusa projekta i njegovog napretka prema završetku.

Ne samo da sinkroniziraju rad tima nego i pomažu u rješavanju problema, zbližavaju zaposlenike, uče ih postavljati realne zadatke i javno odgovarati za rezultat.